Hotel Management System

Tilgængelige værelser og priser
- præsenteret så det fungerer som det ultimative salgsværktøj

Det har aldrig været lettere at finde det bedste tilbud til en gæst. Du får detaljerede oplysninger om tilgængelige værelser og priser. Forskellige filtre målrettet søgningerne, som du ønsker det og hvert telefonopkald eller Online søgning konverteres med stor sandsynlighed til en reservation. 

Når priser, tilbud/kampagner, aftalepriser med tilhørende restriktioner  opdateres i systemet, da er disse oplysninger øjeblikkeligt tilgængelige for alle, herunder Online Booking og Channel Management.

I kan arbejde aktivt med dynamiske priser og håndtere pakkeprodukter via dette proaktive salgsværktøj, som let kontrollerer og viser alle tilgængelige værelser, priser og restriktioner samt firmaaftaler (negotiated rates). Der fås ikke bedre værktøjer ifbm. opsalg.

Book med ét enkelt klik
Du vælger den ønskede pakke/værelsestype og med et klik opretter du en reservation.

Det ultimative salgsværktøj

 

Grafisk værelsesplan

 

Grafisk værelsesplan

Den grafiske værelsesplan er en interaktiv oversigt over værelser, datoer og reservationer beriget med informationer, der danner grundlag for at kunne optimere belægningen ud fra værelsesegenskaber og reservationsstatus.

De enkelte dage kan markeres med farver manuelt eller dynamisk af Revenue Management systemet, ligesom information om begivenheder osv. kan lægges ind som reminder.

Alle værelser vises med deres numre / navn, typer og status - om de er klart til nye gæster eller skal rengøres. Forskellige farver på reservationerne viser deres status. Status definerer I efter eget ønske herunder under om de er tentative eller definitive af hensyn til analyse-/prognosedelen. Yderligere detaljer er tilgængelige via højreklik menuen.

Start og flyt en reservation med ét klik
Opret en reservation med et enkelt klik på den dato du ønsker at reservere - på værelsestypen eller -nummer. Ligeså kan du flytte en reservation til et andet værelse, hvis du skal ændre reservationens tildelte værelse.

 

Reservationer og gæste-/kundeprofiler
- organisering af bookingprocessen

Opret nye bookinger enkelt og hurtigt. Kundeprofilerne er en integreret del af processen med alle detaljer, ligesom to-do-opgaver kan tilføjes. Logi og øvrige ydelser på reservationerne posteres på regningerne og bogføres automatisk.

Det er meget let at organisere hele bookingprocessen; Kontroller værelsets tilgængelighed og vælg det bedste tilbud, opret en ny reservation, send en bekræftelse med et betalingslink der indsamler  kreditkortoplysninger for opkrævning af depositum eller som garanti for senere betaling ved evt. no-show.

Tasks/opgaver og noter
Tasks og noter letter kommunikationen med gæsterne og mellem hotellets medarbejdere. De informerer om kundeønsker omkring måltider og rengøring samt fungerer som huske-/opfølgningsliste.

 

Gæste- /kundeprofiler

 

Central Booking for hotelkæder

Central Booking funktionen er et alsidigt værktøj, der hjælper med at finde de bedste tilbud, holde styr på prisændringer ved dynamiske priser og foretage salg på tværs af hotellerne i kæden.

Indtast datoer, antal gæster, placeringen og formål - weekendophold, spa, promotions, firmaaftale mm. og Central Bookingen viser ledigheden på alle hoteller i området.

Hvis det ønskede hotel er fuldt booket, finder du let alternativer på jeres andre hoteller, da du kan se alle hoteller med deres værelser og priser/pakker. Vælg det bedste tilbud og book.

 

Tildeling af værelser og check-in

Det enkelt at få vist de tilgængelige værelser efter værelsestyper og egenskaber samt at tildele et værelse, mens du opretter en ny reservation.

Auto-tildeling af værelser
Der er ingen grund til at kontrollere listen over tilgængelige værelser og tildele alle værelser manuelt. Auto-tildelingsfunktionen gør arbejdet på et øjeblik, herunder håndterer den autoopgradering til anden værelsestype, hvis den bookede ikke er ledig.

Automatiske notifikationer når værelset bliver klarmeldt
Automatisk ændring af rengøringsstatus i realtid når house-keeping har klarmeldt værelset i Mobile Team & Task Assistant således, at gæsten kan checkes ind direkte. Dette er en særdeles nyttig funktion, når receptionen har gæster, der venter i receptionen for at blive checket ind eller walk-in gæster, der ønsker et værelse øjeblikkeligt.

 

Check-ud
- kasse & varesalg med fakturering

SPECTRA genererer automatisk regninger for alle typer ophold således, at disse ligger klar ved afrejse/check-ud. Tilkøb udover det aftalte kan posteres på regningen eller afregnes særskilt via det indbyggede varesalgsmodul. Point-of-Sale systemet er fuldt integreret med kassemodulet og regninger overføres enkelt hertil.

Kasse, regnings-/faktura håndtering
Hvis gæsten ønsker regningen delt i flere regninger, da kan dette ske automatisk via posteringsinstruktioner på reservationen. Oplyser gæsten først om dette ved check-ud, da deles og flyttes regningsposteringerne let og overskueligt mellem forskellige regningsvinduer på reservationen.

Afregning kan ske i alle betalingsformer; kontant, kreditkort eller faktura herunder elektronisk fakturering i OIOUBL format.

SPECTRA genererer bogførings- og lagertransaktioner modsvarende salget, ligesom kasselukningsfunktionen foretager afstemning af kassen. Alle krav til dokumentation overholdes uden ekstra arbejdsindsats.

Når værelset checkes-ud ændres status på værelset til checked-out direkte i Mobile Team & Task Assistant.

Mobile check-out
Med SPECTRA kan du tilbyde jeres gæster at foretage check-ud via deres smartphone. Gæsten præsenteres for regningen og kan betale med det samme.